Postituse dekoratiivpilt.

Küsitluse “Rahulolu koosolekute toimumistega” tulemused

2023. aasta lõpus viisime läbi küsitluse, millele vastas 110 osalejat. Kõige pealt suur suur aitäh kõigile, kes leidsid aega ja tahtmist panustada.

Koosolekute arv nädalas

Peaaegu pooltel vastajatel (48,2%) on nädalas keskmiselt 1 kuni 3 koosolekut. Rohkem kui 10 koosolekut nädalas on 10.9% vastanutest. 25,5% vastanutest tõi välja, et nädalas on keskmiselt 4 kuni 6 koosolekut ning 15,5% tõid välja, et 7 kuni 10 koosolekut.

Keskmine koosolekutel osalejate arv

Ühel koosolekul osaleb peamiselt, kas 3 kuni 5 osalejat (48,2% vastanutest) või 5 kuni 10 osalejat (45,5% vastanutest). Üks vastaja tõi välja, et koosolekul on peamiselt kaks inimest ja 6 vastajat tõid välja, et koosolekutel on peamiselt rohkem kui 10 osalejat.

60% vastanute sõnul saadetakse mõnikord konkreetne ootus ja päevakord koosolekule

Ainult 10% vastanutest tõi välja, et koosoleku eel saadetakse välja konkreetne ootus ja päevakord. 23,6% vastaja sõnul on ootus ja päevakord teada harva ning 6,4% sõnul mitte kunagi.

70,9% vastanute sõnul ei rakendata konkreetseid reegleid ega metoodikaid koosoleku efektiivsemaks muutmiseks

Ainult 29,1 % vastanutest tõi välja selle, et koosolekutel rakendatakse reegleid ja teisi metoodikaid, et koosolek oleks efektiivne.

Kõik vastajad, kes vastasid, et kasutatakse reegleid ja metoodikaid, said seda vastust selgitada ja tuua välja, milliseid reegleid järgitakse:

  • Struktureeritud lähenemine: Rõhutatakse selge eesmärgi ja päevakorra olemasolu, konkreetse juhi rolli ning koosolekute struktureeritud formaati. See hõlmab kindlate eesmärkide seadmist, päevakorra ettevalmistamist ning teatud metoodika järgimist.
  • Osavõtt ja juhtimine: Koosolekud peaksid andma kõigile võimaluse sõna võtta, kindla juhi juhtimisel. Virtuaalkoosolekutel mainitakse korrapärase osavõtu jaoks käe tõstmise süsteemi kasutamist.
  • Ettevalmistus ja järeltegevus: Rõhutatakse koosoleku-eelset ettevalmistust, nagu materjalide ülevaatamine, ja koosoleku-järgset järeltegevust, nagu koosolekuprotokollide jagamine ja ülesannete ning vastutuste kordamine.
  • Erinevad koosoleku formaadid: Koosolekud erinevad oma formaadi ja struktuuri poolest. Mõnedel on range päevakord ja ajakava, teised on avatumad. Regulaarsed koosolekud, nagu iganädalased tiimikoosolekud või igapäevased kiirkoosolekud, järgivad sageli korduvat struktuuri.
  • Aja ja päevakorra järgimine: Rõhutatakse kindlaksmääratud aja ja päevakorra järgimist. Lisateemade korral planeeritakse uued koosolekud praeguse laiendamise asemel.
  • Koosoleku kokkukutsuja roll: Koosoleku kokkukutsuja vastutab selle eesmärgi määratlemise, päevakorra seadmise, rollide määramise ja osalejatelt valmistumise eeldamise eest.
  • Koosolekutüübid ja metoodikad: Erinevat tüüpi koosolekud (nt ajurünnakud, arengukoosolekud, Scrum sessioonid) nõuavad erinevaid lähenemisviise. Metoodikaid nagu Scrum mainitakse spetsiifiliste tiimikoosolekute puhul.
  • Dokumenteerimine ja otsuste oegemine: Otsuste ülesmärkimine, protokolli pidamine ja tagamine, et koosoleku eesmärgid on saavutatud ja dokumenteeritud.
  • Muutlikkus ja paindlikkus: Koosolekud võivad erineda oma struktuuri ja lähenemisviisi poolest, ning nende tõhusus sõltub sageli juhi oskustest ja koosoleku olemusest.

42,7% vastanutest valmistub enne koosolekut

Kuigi koosolekuks valmistumist peetakse oluliseks, siis ainult 54,5% vastanutest teeb seda enne koosolekut. Paar vastajat tõid välja, et nad ei tee seda kunagi. Põhjenduseks toodi, et seda ei tehta sellepärast, et koosolekud on ettearvamatud või organisatsiooni kultuur ei soosi seda.

19,1% vastanute sõnul on harva koosoleku lõpus teada selged edasised sammud või konkreetsed tulemused, milleks koosolek kokku lepiti

Ainult 5,5% vastanutest kinnitasid, et konkreetsed tulemused ja sammud on kokku lepitud koosoleku lõpuks. Siiski tõid välja suurem osa vastanutest (75,5%), et üldiselt on konkreetsed sammud ja tulemused kokku lepitud.

Rahulolu koosolekute toimumistega

Küsimusele “Üldiselt, kui rahul sa oled nendel kohtumistel osalemistega, mis sul tavaliselt on?” andis vastuseks 7,3% osalejatest, et nad on väga rahul, mis viitab sellele, et väike osa inimestest leiab oma koosolekute praeguse korralduse ja sisu suurepäraseks. Mõnevõrra rahulolevate osalejate osakaal oli märkimisväärne, ulatudes 48,2%ni, mis näitab, et suur osa inimestest on koosolekute kvaliteediga üldiselt rahul, kuigi on ruumi parendusteks. Neutraalse hoiaku koosolekute suhtes võttis 20,9% vastanutest, mis võib viidata ükskõiksusele või segatud kogemustele. Mõnevõrra rahulolematuid oli 22,7%, mis näitab, et üsna suur hulk inimesi tunneb, et koosolekud ei pruugi alati olla tõhusad või rahuldavad. Väga rahulolematuid oli vaid 0,9%, mis on suhteliselt väike osakaal, kuid siiski märkimisväärne näitaja, et mõned osalejad on koosolekute praeguse seisuga väga rahulolematud. Kokkuvõttes paistab, et kuigi enamik inimesi on koosolekutega vähemalt mõnevõrra rahul, on oluline osa neist siiski rahulolematud või neutraalsed, mis viitab vajadusele koosolekute kvaliteedi ja tõhususe parandamiseks.

Peamised valupunktid

Küsitluse tulemused näitavad, et koosolekutega seotud peamised valupunktid on järgmised: Enamus vastajatest (56%) tõi esile, et koosolekutel puudub selge struktuur, mis raskendab koosolekute efektiivsust. Samuti märkis 53% vastanutest, et koosolekute suurimaks probleemiks on selge eesmärgi ja päevakorra punktide puudumine, mis viitab sellele, et osalejad tunnevad end tihti suunatuseta. Lisaks sellele leidis 55% vastajatest, et koosolekud kipuvad minema üle planeeritud aja, mis võib viia tõhususe languseni ja osalejate frustratsioonini. Umbes pool vastajatest (50%) tõi välja, et koosolekutel osalejad ei panusta piisavalt, mis võib viidata osalejate passiivsusele või ebapiisavale kaasatusele. Veel 42% vastanutest mainis, et koosolekute teemad ja arutelud on korduvad, mis võib viidata vajadusele uuendada koosolekute sisu ja formaati. Tehnilised probleemid, nagu kehv internetiühendus, mõjutavad 32% vastajatest, mis on oluline kaalutlus digitaalse kommunikatsiooni ajastul. Samuti leidis 38% vastajatest, et koosolekutele on kaasatud osalejaid, keda tegelikult ei peaks kaasama, mis võib viia aja ja ressursside raiskamiseni. Lõpuks tõi 19% vastanutest välja, et koosolekutel puudub sageli läbiviija, mis võib viia struktuuri ja eesmärgistatuse puudumiseni. Kokkuvõttes näitavad need tulemused, et koosolekute korraldamises ja läbiviimises on mitmeid kitsaskohti, mis vajavad tähelepanu ja parendamist.

Mis frustreerib kõige rohkem?

Vastused küsimusele “Mis frustreerib sind kõige rohkem koosolekute juures?” toovad välja mitmed levinud probleemid, mis osalejatele koosolekutel muret valmistavad. Üheks peamiseks frustratsiooniallikaks on koosolekute pikkus, mis tihtipeale ületab planeeritud aja. Paljude jaoks tekitab probleeme koosoleku korraldaja puudulik ettevalmistus ja koosolekujuhi rolli mittevõtmine, mis võib viia eesmärgitu ja ebaproduktiivse koosolekuni.

Samuti tõstetakse esile, et koosolekud võivad olla frustreerivad, kui need sisaldavad osalejaid, kelle kaasamine pole vajalik, või kui koosolek muutub liialt laialivalguvaks. Rääkimistöö ebavõrdne jaotumine, kus mõned osalejad domineerivad arutelu, samal ajal kui teised vaikivad, on samuti levinud probleem.

Veel on mainitud, et koosolekute sisu ja teemad võivad olla korduvad, mis näitab puudulikku planeerimist ja eesmärgistamist. Tehnilised probleemid, nagu kehv internetiühendus, on samuti välja toodud kui segav tegur, eriti digitaalsete koosolekute puhul. Lisaks sellele märgitakse, et koosolekutel võib puududa selge struktuur ja juhtimine, mis viib arutelude kõrvalekaldumiseni ja eesmärkide saavutamata jäämiseni.

Kokkuvõttes ilmneb, et koosolekute suurimad probleemid on seotud eesmärkide puudumise, osalejate ebaefektiivse kaasamise, teemade korduvuse, tehniliste probleemide ning koosolekujuhtimise puudulikkusega. Need probleemid tekitavad koosolekutel osalejate seas frustratsiooni ja rahulolematust.

Mis teeb ühe koosoleku edukaks?

Rõhutatakse kiiruse ja efektiivsuse tähtsust, kus koosolekud on lühikesed ja keskendunud, vältides tarbetut venimist. Selge eesmärgi ja struktureeritud päevakava olemasolu on samuti kriitiline, kuna need aitavad koosolekutel püsida fokusseeritud ja suunatuna konkreetsete eesmärkide saavutamisele.

Koosoleku juhtimine ja organiseeritus on samuti olulised. Tõhus juhtimine hõlmab päevakorra olemasolu, ajaraamist kinnipidamist ja osalejate kaasamist. Koosoleku juhi võime efektiivselt juhtida ja kaasata osalejaid on hädavajalik.

Osalejate aktiivne kaasamine ja nende ettevalmistus on veel üks oluline aspekt. Osalejad peavad olema kursis koosoleku teemaga ja valmis aktiivselt panustama. Koosolekud peavad lõppema selgete kokkulepete, järgmiste sammude ja vastutajatega, kusjuures protokolli olemasolu ja otsuste kirjalik jäädvustamine on kriitilise tähtsusega.

Kokkuvõttes, efektiivse ja rahuldust pakkuvate koosolekute jaoks on vajalik nende kiirus, selgus, struktureeritus, tõhus juhtimine, osalejate kaasatus ja ettevalmistus, selged kokkulepped ja otsused ning konstruktiivne õhkkond.

Loe ka Veebimajutus.ee blogist tulemusi ja soovitusi, kuidas koosolekuid paremaks muuta.

Joonistatud pilt inimestest, kes istuvad laua taga ja arutavad ning laual on värvilised paberid.

Mis on 110 vastaja arvates koosolekute kõige suuremad valupunktid?

Koosolekud võivad olla tõhusad hetked, et terve tiimi töö paremaks ja efektiivsemaks muuta, kuid need võivad üsna kergesti muutuda tüütuks kohustuseks ja aja raiskamiseks. Mismoodi neist maksimumi võtta? Seda uuris Teamlab 110 inimeselt. Järeldused küsitluse tulemustest teeb ja soovitusi edukaks koosolekuks jagab koolitaja ning töötubade juht Reimo Rehkli.

Uuring koosolekute tõhususe kohta paljastas palju olulisi valupunkte ja muidugi ka võimalusi nende lahendamiseks. Vastajatest 56% näiteks leidis, et koosolekutel puudub selge struktuur ning 53% märkis eesmärgi ja päevakorra selguse puudumist. Peaaegu pool (48,2%) osaleb nädalas 1-3 koosolekul, kuid paljud tunnevad, et need pole kuigi tõhusad.

Ühel koosolekul osaleb küsitletute sõnul tavaliselt kas 3 kuni 5 osalejat (48,2% vastanutest) või 5 kuni 10 osalejat (45,5% vastanutest). Üks vastaja tõi välja, et koosolekul on peamiselt kaks inimest ja 6 vastajat ütlesid, et nende koosolekutel on tavaliselt rohkem kui 10 osalejat.

Efektiivsete koosolekute põhitunnused on selge eesmärk, struktureeritud päevakord, pädev juhtimine, osalejate aktiivne kaasamine ja ettevalmistus, selged kokkulepped ja otsused ning positiivne õhkkond.

Oluline on ka osalejate eelnev ettevalmistus ning järgmiste sammude selge kokkuleppimine koosoleku lõpus. Uuenduslik lähenemine koosolekutele, nagu erinevad formaadid ja paindlikkus, aitab samuti tõsta nende kokkusaamiste efektiivsust.

Üle poolte valmistuvad koosolekuks ette

Kuigi edukaks koosolekuks peaksid osalised ette valmistama, teevad seda vaid 54,5% vastanutest. Paar vastajat tõid koguni välja, et nad ei tee seda kunagi. Põhjenduseks toodi, et koosolekud on tavaliselt ettearvamatud või organisatsiooni kultuur ei soosi seda.

Siiski tõid suurem osa vastanutest (75,5%) välja, et üldiselt on konkreetsed sammud ja tulemused koosoleku lõpus siiski kokku lepitud.

Mõnevõrra rahulolevate osalejate osakaal oli märkimisväärne, ulatudes 48,2 protsendini, mis näitab, et päris suur osa inimestest on koosolekute kvaliteediga siiski üldiselt rahul, kuigi on arenguruumi on. Kuigi enamik inimesi oli koosolekutega vähemalt mõnevõrra rahul, oli siiski oluline osa rahulolematuid või neutraalseid, mis viitab vajadusele koosolekute kvaliteedi parandamiseks.

Mis teeb põhiliselt muret?

Küsitluse tulemused näitavad, et koosolekutega seotud peamised valupunktid on järgmised.

  • Enamus vastajatest (56%) tõi esile, et koosolekutel puudub selge struktuur, mis raskendab koosolekute efektiivsust.
  • 53% vastanutest märkis, et koosolekute suurimaks probleemiks on selge eesmärgi ja päevakorra punktide puudumine.
  • 55% vastajatest leidis, et koosolekud kipuvad minema üle planeeritud aja, mis võib viia tõhususe languseni ja osalejate frustratsioonini.
  • 50% tõid välja, et koosolekutel osalejad ei panusta piisavalt, mis võib viidata osalejate passiivsusele või ebapiisavale kaasatusele.
  • 42% vastanutest mainis, et koosolekute teemad ja arutelud on korduvad, mis võib viidata vajadusele uuendada koosolekute sisu ja formaati.
  • 32% tõid välja tehnilised probleemid, nagu kehv internetiühendus.
  • 38% vastajatest leidsid, et koosolekutele on kaasatud osalejaid, keda tegelikult ei peaks kaasama, mis võib viia aja ja ressursside raiskamiseni.
  • 19% vastanutest ütlesid, et koosolekutel puudub sageli läbiviija, mis võib viia struktuuri ja eesmärgistatuse puudumiseni.

Seega kõige suuremad probleemid on, et koosolekutel puudub selge struktuur, eesmärk ja päevakord. Samuti kipuvad need üle aja minema – võib oletada, et ajakulu on seotud just sellega, et koosolekutel ei ole kasutatud selgeid struktuure.

Kui puuduvad ka selged eesmärgid ja päevakord, siis kipuvadki arutelud laiali valguma üle algselt planeeritud ajamahu. 

Kuidas mõjutavad probleemid töötajate rahulolu ja produktiivsust?

Küsitluse käigus küll üldist töörahulolu ei uuritud, kuid vesteldes erinevate meeskondadega on selgunud, et tihti ongi rahulolematuse põhjusteks halvasti läbi viidud koosolekud.

Ilmselt võib siin vaadata seda mitmeti ja probleeme võib nimetada erinevate nimetustega. Kindel on aga see, et kui juhid või ka meeskonna liikmed ei oska koosolekuid läbi viia, siis see tekitabki rahulolematust.

Tõsi, juhiga rahulolematuse taga võib lisaks koosolekute korraldamisele olla ka teisi põhjusi.

Kui vaadata neid, kellel on rohkem kui kolm koosolekut nädalas ning koosolekud lähevad üle aja või kui neil puudub selge struktuur ja eesmärgid, siis on suurem osa koosolekuid maha visatud aeg. See kindlasti mõjutab samuti produktiivsust.

Millised on levinumad vead koosolekutel ja kuidas neid vältida?

Suurim viga on see, kui puudub selge eesmärk ja päevakord, saadakse lihtsalt kokku ning koosolekut ei juhita.

Juht peab siiski olema hea läbiviija, kes teab, milliste tööriistadega osalejaid kaasata ja millist inimeste sisendit koguda.

Koosolekutel on rakendatavad erinevad meetodid, mida kasutatakse näiteks töötubades.

Töötubades on samuti erinevad protsessid, mida tasub kasutada, et jõuda eduka tulemuseni, mis muidu võib lihtsalt koosolekuid pidades võtta ilmatuma aja.

Näiteks disainisprindid on hea näide, kus ühikese ajaga suudetakse disainisprindi töötoa meetodeid kasutades luua uus või parendatud teenus või toode. Neist on väga häid kokkuvõtteid teinud Andres Kostiv Futuristist – tasub lugeda, kui on suurem huvi disainisprintide vastu.

Milliseid nippe saab töötubadest üle võtta koosolekute läbiviimiseks?

Töötubades kasutatakse erinevaid nippe, nagu näiteks seda, kuidas kaasata kõiki, et kõik osalised saaksid päriselt ka sõna. Selleks töötatakse töötoas küll üheskoos, aga samal ajal ka endamisi. See tähendab, et veel enne, kui suuremaid arutelusid pidama hakatakse, saavad kõik oma mõtted kuhugi märkmepaberile välja kirjutada.

Filosoofia selle taga on aga selline, et kõigepealt on vaja KOGUDA infot, siis VALIDA, mida lahendada, siis LUUA lahendusi ning lõpuks LUUA tegevusplaan.

Kui erinevates protsessides kasutatakse töötubasid, et soovitud eesmärgini jõuda, siis tekib ka selge kogemus ja arusaam, et vaja on struktureeritud lähenemist.

Eks see ole ka üks mõttemustrite murdmine, et alati polegi vaja koosolekut – struktureeritud töötubade lähenemine jääb keerukamate probleemide jaoks ning koosolekud rohkem informatiivseteks kohtumisteks.

Millist rolli mängib tehnoloogia koosolekute parendamisel?

Tehnoloogiat tuleb võtta kui võimalust. Seda eriti tänapäeval, kui meeskond võib olla mööda maailma laiali. Virtuaalsetel koosolekutel soovitan kasutada erinevaid virtuaalse assistendi ja tehisintellekti võimalusi, mis transkribeerivad kogu vestluse tekstiks ning teevad kokkuvõte ilma, et keegi seda käsitsi peaks looma. 

Töötubades, kus on vaja kaasata teiste mõtteid ja lasta hääletada näiteks erinevate võimalike lahenduste vahel, soovitan kasutada Mirot, aga muidugi on ka teisi tööriistu.

Kuidas koosolekul paremini kaasata ja kokkusaamine huvitavamaks teha?

On erinevaid harjutusi, aga ennekõike tuleks soodustada avatud suhtlemist, et kõik kolleegid julgeksid oma arvamust avaldada. Selleks on olemas platvormid. Näiteks mainitud Miro keskkonnas saavad enne arutelusid kõik oma mõtted virtuaalsete märkmepaberite peale kirja panna.

Alustada tuleks esmalt küsimusest, kas see koosolek võiks olla lihtsalt üks e-kiri? Alati polegi vaja kokku saada, kui saaks ka lihtsalt e-kirja teel info edasi anda või tagasisidet küsida. 

Kindlasti peaks olema selge plaan ning konkreetne päevakord, kes ja kuidas mida esitab. Mina juhina küsiksin, kas see koosolek on ikka vajalik? Kuidas ma kõige efektiivsemalt vajamineva info kätte saaksin? Kas selleks on vaja ühist otsust?

Siis alles tuleks küsida, kuidas kõige efektiivsemalt koosolek läbi viia. On see informatiivne koosolek või lihtsalt info jagamiseks? Kes infot jagavad, selle peaks kirja panema.

Kui on ootus, et koosolekul osalejad peavad ise ka panustama, siis tuleb enne anda ka see info edasi ning selgelt formuleerida, millised on need küsimused, millele ja kellelt vastust oodatakse.

Alati tuleks kokku leppida konkreetsed sammud ja vastutajad ning tähtajad.

8 kõige olulisemat soovitust ettevalmistatud koosolekuks

Vastajad, kes ütlesid, et nende koosolekutel kasutatakse reegleid ja metoodikaid, tõid välja kaheksa soovitust, mis aitavad koosolekut ette valmistada ja tõhusamaks teha.

1. Struktureeritud lähenemine: rõhutatakse selge eesmärgi ja päevakorra olemasolu, konkreetse juhi rolli ning koosolekute struktureeritud formaati. See sisaldab eesmärkide seadmist, päevakorra ettevalmistamist ning teatud kindla metoodika järgimist.

2. Osavõtt ja juhtimine: koosolekud peaksid andma kõigile võimaluse sõna võtta kindla juhi juhtimisel. Virtuaalkoosolekutel mainitakse korrapärase osavõtu jaoks käe tõstmise süsteemi kasutamist.

3. Ettevalmistus ja järeltegevus: rõhutatakse koosoleku-eelset ettevalmistust, nagu materjalide ülevaatamine, ja koosolekujärgset järeltegevust, nagu koosolekuprotokollide jagamine ja ülesannete ning vastutuste kordamine.

4. Erinevad koosoleku formaadid: koosolekud erinevad oma formaadi ja struktuuri poolest. Mõnedel on range päevakord ja ajakava, teised on avatumad. Regulaarsed koosolekud, nagu iganädalased tiimikoosolekud või igapäevased kiirkoosolekud, järgivad sageli korduvat struktuuri.

5. Aja ja päevakorra järgimine: rõhutatakse kindlaksmääratud aja ja päevakorra järgimist. Lisateemade korral planeeritakse uued koosolekud senise laiendamise asemel.

6. Koosoleku kokkukutsujal on kindel roll: kokkukutsuja vastutab eesmärgi, päevakorra, rollide määramise ja osalejatelt ettevalmistumise eeldamise eest.

7. Koosolekutüüpide ja metoodikate arvestamine: erinevat tüüpi koosolekud (näiteks ajurünnakud, arengukoosolekud, Scrum-sessioonid) nõuavad erinevaid lähenemisviise. Metoodikaid nagu Scrum kasutatakse spetsiifiliste tiimikoosolekute puhul.

8. Dokumenteerimine ja otsuste tegemine: otsused tuleb üles märkida, protokollida ja tuleb tagada, et koosoleku eesmärgid on saavutatud.

Kokkuvõttes näitavad küsitluse tulemused, et koosolekute korraldamises ja läbiviimises on mitmeid kitsaskohti, mis vajavad tähelepanu. Efektiivsuse parandamine nõuab aga selget eesmärki, korralikku ettevalmistust, aktiivset osalust ja tõhusat juhtimist.

Samuti ei tohiks töised tiimi kokkusaamised ületada ettemääratud aega, mis kipub tihti juhtuma. Keskenduma peaks olulistele teemadele, vältides kõrvalekaldumist ja ebavajalikku arutelu. Kui on keerukamad probleemid, tasub kaaluda struktureeritud töötubade lähenemist ning koosolekud jäävad siis pigem informatiivsemateks kohtumisteks.

Orginaalpostitus on avaldatud Veebimajutuse blogis.