Iga organisatsioon peab koosolekuid. Nädalakoosolekud, projektikoosolekud, strateegilised planeerimised – kalendrid on täis. Aga kui paljud neist koosolekutest on tegelikult väärtuslikud?
Meie uuringud näitavad, et 43% inimestest tunneb, et koosolekud raiskavad aega. Samal ajal on 77% veendunud, et koosolekukultuur on organisatsioonis oluline. See vastuolu räägib enda eest – me tunneme, et koosolekud peaksid looma väärtust, aga liiga sageli nad seda ei tee.
Koosolekukultuur on organisatsioonikultuuri peegel
Koosolekud ei ole lihtsalt kalendrisse märgitud ajaplokid. Nad on koht, kus su organisatsiooni kultuur muutub käegakatsutavaks. Kui su koosolekud on kaootilised, domineerivad mõned inimesed ja otsuseid ei tehta, siis tõenäoliselt on see ka sinu organisatsiooni üldine töökultuur.
Hea koosolekukultuur loob psühholoogilise turvalisuse, kus inimesed julgevad rääkida, jagada ideid ja ka vaidlustada. See toetab läbipaistvust – kui olulised arutelud ja otsused toimuvad struktureeritud, kaasavas formaadis, saavad kõik aru, miks ja kuidas asju tehakse. Halb koosolekukultuur aga sütitab frustatsiooni, mis valgub üle igasse teise töövaldkonda.
Koosolekud maksavad tõeliselt palju
Lihtne arvutus: kui sul on tunnine koosolek, kus osaleb 8 inimest keskmise palgaga 2500 eurot kuus, on selle koosoleku maksumus ligikaudu 150 eurot. Kui sellest koosolekust ei tule midagi välja, oled sa äsja põletanud 150 eurot ja 8 inimese tunni. Korruta see organisatsioonis toimuvate koosolekute arvuga nädalas, kuus, aastas.
Aga raha on ainult üks pool. Teine pool on võimaluskulu. Kui su inimesed istuvad mitteproduktiivsetes koosolekutes, ei tee nad oma tegelikku tööd. Nad ei arenda tooteid, ei teeninda kliente, ei loo uusi lahendusi. 64% meie uuringus osanutest usub, et nende koosolekud võiksid olla tõhusamad. See tähendab, et enamik organisatsioone jätab lihtsalt potentsiaali kasutamata.
Hea koosolekukultuur loob konkurentsieelise
Organisatsioon, kus koosolekud on struktureeritud, eesmärgipärased ja kaasavad, liigub kiiremini. Otsused sünnivad selgemalt, meeskonnad on paremini joondatud ja inimeste aeg kulutatakse mõistlikult.
Hea koosolekukultuur tähendab ka paremat töötajate kogemust. Inimesed ei tunne end lõksu püütuna igavates, tulemusteta aruteludes. Nad näevad, et nende aega hinnatakse ja nende panust kasutatakse mõistlikult. See mõjutab otseselt motivatsiooni ja püsimist organisatsioonis.
Lisaks suurendab kvaliteetne koosolekukultuur innovatsiooni võimekust. Kui koosolekud on hästi juhitud, julgevad inimesed rohkem panustada, jagada ka poolikuid ideid ja katsetada. Parimad lahendused sünnivad sageli just struktureeritud aga turvalisest arutelust.
Mida teha edasi?
Koosolekukultuuri parandamine ei tähenda, et sa pead kõik olemasolevad koosolekud ära kaotama või kõik radikaalselt ümber kujundama. Alusta väikestest sammudest: küsi enne iga koosolekut, kas see on tõesti vajalik. Määra iga koosoleku jaoks selge eesmärk. Anna inimestele võimalus ette valmistuda. Kasuta aega tõhusalt – kui eesmärk on saavutatud 20 minutiga, lõpeta koosolek 20 minuti pärast, mitte 60 minuti pärast.
Hea koosolekukultuur ei ole luksus ega "nice to have". See on organisatsiooni põhivõimekus, mis määrab, kui kiiresti ja nutikalt sa suudad liikuda. Kui koosolekud toimivad, toimib ka organisatsioon.