Koosolekud on paljude organisatsioonide igapäevane osa, kuid tihti kurdetakse, et need on aega raiskavad ja ebatõhusad. Üks lihtne viis koosolekute kvaliteedi tõstmiseks on luua meeskonnaga ühised koosolekureeglid. Need reeglid aitavad tagada, et kõik osalejad on samal lehel ja koosolekud kulgevad sujuvalt.
Koosolekureeglid: viisaka kultuuriruumi alus
Koosolekureeglid ehk kokkulepped, kuidas ühiselt tööd tehakse, on viisaka kultuuriruumi alus. Need jagunevad kaheks:
- Põhikokkulepped: Need on üldised reeglid, mis kehtivad kõigile koosolekutele organisatsioonis.
- Täiendavad kokkulepped: Need on meeskonnapõhised reeglid, mis täiendavad põhikokkuleppeid ja on kohandatud konkreetse meeskonna vajadustele. Täiendavad kokkulepped võivad erineda ka igal koosolekul.
Näited põhikokkulepetest
- Ole kohal: Kui osaled koosolekul, siis ole kohal nii füüsiliselt kui ka vaimselt. Ära tegele kõrvaliste tegevustega ja keskendu arutelule. Kui pead korraks lahkuma, siis tee seda võimalikult diskreetselt.
- Vaikus = olen nõus!: Ära hoia oma mõtteid ja ideid endale. Jaga oma arvamusi ja sisendeid avatult, kuid tee seda viisakalt ja argumenteeritult.
- Koosolekul tuleb leida konsensus!: Isegi kui kõik ei ole lõpptulemusega täielikult rahul, peavad kõik osalejad olema valmis seda aktsepteerima.
- Videokoosolekul ei tohi peitu pugeda!: Lülita sisse oma kaamera, et luua personaalsem ja kaasavam õhkkond.
- Me ei sega teisi kõnelejaid: Kuula alati kõneleja lõpuni ja oota oma korda.
Millised võiksid olla täiendavad kokkulepped?
- Probleemile lahenduse pakkumine: Kui tood välja probleemi, paku ka välja lahendus.
- Faktid ja inimesed: Ole faktide osas range, kuid inimeste suhtes pehme.
- Õigus vs õige: Tähtis pole, kellel on õigus, vaid mis on õige.
- Üks vestlus korraga: Ära räägi samal ajal teise kolleegiga.
- Avatud infovahetus: Jaga olulist infot avatult.
- Info visualiseerimine: Kasuta visuaalseid abivahendeid, nagu memod, et muuta info arusaadavamaks.
Soovitus
Prindi koosolekureeglid suurelt välja ja aseta need nähtavale kohale. Iga koosoleku alguses võid meeskonnalt küsida, kas on vaja reegleid täiendada. Kui jah, siis lisa need reeglid nähtavale kohale.
Koosolekureeglite järgimine aitab luua tõhusama ja meeldivama koosolekukultuuri, kus kõik osalejad tunnevad end kaasatuna ja väärtustatuna.
