Mis on koosoleku eesmärk? Koosolekute pidamiseks võib olla erinevaid põhjuseid ja erinevad eesmärgid nõuavad ka erinevaid lähenemisi. Aga uurime lähemalt, millised koosoleku eesmärgid võivad olla?
Ajurünnak
Koosolek, kus ühise meeskonnana mõeldakse erinevaid ideid, olgu selleks siis uued tooted, lahendused probleemidele või midagi kolmandat. Lühikese ajaga on võimalik koguda kokku erinevaid mõtteid.
Otsuste tegemine
Koosolek, mille eesmärgiks on teha otsus või otsused. Üldiselt algavad sellised koosolekud konteksti loomisega ja selge sõnastusega, mis vajab otsust. Sellele võib järgneda ka ajurünnaku faas, kus pakutakse välja erinevaid lahenduskäike ja siis tehakse valik ehk otsus.
Harimine
Koosoleku osa, mille eesmärgiks on teisi harida. Näiteks on kolleeg käinud konverentsil ja tuleb jagab koosolekul konverentsil saadud teadmisi teiste meeskonnaliikmetega. Pigem vähelevinud eesmärk ja suuremate teemade puhul viiakse läbi sisekoolitusi.
Joondamine
Eesmärgiks muutuste juhtimine – teavitamine muutusest ja nõusoleku saamine muudatuste elluviimiseks. Näiteks joondatakse koosolekul erinevaid protsesse või toovooge, kodukorda, värbamise nõudeid jne.
Oluline mõista, et tegemist ei ole lihtsalt informatsiooni jagamisega, sest vaja on osalejate kaasamist, toetust ja kinnitust muudatusele.
Informatsiooni jagamine
Erineb joondamise koosolekust, sest sisaldab endas informatsiooni jagamist ning oluline ei ole alati teisi kaasata. See on ka see võimalus, kus koosolek saab olla lihtsalt e-kiri või muu kirjalik vorm. Informatsiooni jagamise eesmärk vajab koosolekut siis, kui informatsioon, mida jagatakse on tundlik või liiga keeruline, et lihtsalt kirja teel edasi anda.
Informatsiooni jagamist tasub teha koosolekuna kindlasti siis, kui on teada, et informatsioon võib tekitada emotsioone ja vajalik oleks samaaegne info jagamine selliselt, et koheselt saavad kõik informatsiooni saajad küsimusi esitada, et saada selgitusi ning seeläbi ei teki segadust informatsiooni arusaamises.
Vajaduste kaardistamine ja hindamine
Koosoleku eesmärgiks on selgitada välja näiteks toote või teenuse väljakutsed, mida peaks hakkama lahendama. Selles etapis ei pakuta veel lahendusi välja!
Planeerimine
Koosoleku eesmärgiks on kokku tuua inimesed, et ühiselt planeerida näiteks projekti tegevused, programm, protsess jne. Selles etapis lepitakse kokku ka, kes teeb mida ja mis ajaks.
Prioriseerimine
Kui on teada erinevad tegevused, aga tegevused on vaja prioriseerida ehk millest tuleks alustada ja mis järjekorras tegevusi teha. Kõige levinum on ehk mõju ja pingutuse maatriksi kaudu prioriseerimine.
Probleemide lahendamine
Koosoleku eelduseks on, et selge on, mis on probleem, mida lahendama asutakse. Probleemide lahendamise koosoleku asemel on levinud ka erinevate töötubade läbiviimine, et lahendusi välja töötada.
Uute lahenduste ja võimaluste tutvustamine
Võimalus tutvustada ühte või mitut lahendust tervele grupile. Tavaliselt suunatud näiteks kliendile, et tutvustada erinevaid lahendusi ja võimalusi kliendi probleemi lahendamiseks.
Ühistöö koosolek
Toob kokku osalejad, kes saavad ühiselt tööd teha – näiteks ettekande tegemine, raportite koostamine või teiste dokumentide loomine. Hea võimalus, kus erinevad eksperdid saavad ühiselt tööd teha.
