Kas sa oled kunagi istunud koosolekul ja mõelnud: “Miks ma siin olen?” Selline tunne tekib sageli, kui kutse ei anna sulle vajalikku infot. Vaatame kahte päris näidet – üks halb ja teine hea – et näha, mis vahe neil on.
Kaks erinevat kutset samale koosolekule
Halb kutse näeb välja nii:
“Hei, kõik! Teen koosoleku, et arutada väljasõidu asju. Saame kokku järgmisel nädalal kontoris, teavitan hiljem täpsema aja. Mõelge, kuhu tahaksite minna ja mida teha.”
See kutse ei ütle sulle palju, eksju? Millal täpselt koosolek toimub? Miks me kohtume? Mida me tegelikult teha tahame? Kõik on udune.
Hea kutse on hoopis selline:
Vahe on nagu öö ja päev! Teine kutse annab selge pildi – sa tead täpselt, millal ja kus kohtuda ning mida koosolekust oodata.
Kolm asja, mis teevad kutse heaks
1. Selge eesmärk
Esimeses kutses öeldakse lihtsalt “arutada väljasõidu asju”. See ei ütle midagi. Asju? Milliseid asju?
Teises kutses on kirjas “koguda ideid sihtkohtade ja tegevuste osas ning valida esialgne kontseptsioon”. Nüüd sa tead täpselt, mida tegema hakatakse.
Miks see tähtis on?
Kui sa tead eesmärki, saad otsustada, kas peaksid kohal olema. Samuti saad mõelda, kuidas oma panust anda. Kui eesmärk puudub, võib juhtuda, et õiged inimesed puuduvad või kõik räägivad eri asjadest.
2. Oodatav tulemus
Esimene kutse ei maini üldse, mis peaks koosoleku lõpuks valmis olema.
Teises kutses on selgelt kirjas, et valmima peaks kaks asja:
- Nimekiri ideedest
- Esialgne valik väljasõidu kohta
Miks see tähtis on?
Kui me teame, mida me tahame saavutada, saame koosoleku lõpus öelda: “Jep, tegime ära!” või “Ei, peame veel tööd tegema.” See annab selge sihi ja hoiab kõiki ühel rajal.
3. Mida osalejad tegema peavad
Esimene kutse ütleb lihtsalt “mõelge, kuhu tahaksite minna”. See on nii üldine, et paljud ei tee seda üldse.
Teine kutse küsib konkreetseid asju:
- Millises kohas tahaksid väljasõitu?
- Milliseid tegevusi tahaksid teha?
- Millised on sinu ootused (kestus, aastaaeg jne)?
Miks see tähtis on?
Kui inimesed teavad täpselt, mida neilt oodatakse, tulevad nad valmis. See säästab aega ja annab parema tulemuse. Kui küsimused on selged, mõtlevad inimesed neile juba enne koosolekut, mitte ei hakka alles kohapeal nuputama.
Veel kasulikke asju, mida kutses näha
Hea kutse sisaldab ka:
Aeg ja koht: kui tead täpselt, millal ja kus kohtuda, väldid segadust. “Järgmisel nädalal” on liiga ebamäärane.
Päevakord minutites: hea päevakord näitab, et oled mõelnud, kuidas aega kasutada. Inimesed näevad, et sa austad nende aega ja ei raiska seda.
Kes peaks kohal olema: kui kutses on kirjas, kes peaksid osalema, saad kontrollida, kas kõik vajalikud inimesed on kutsutud.
Vajalikud vahendid: info selle kohta, mida koosolekule kaasa võtta või millised programmid avada.
Lõpumõte
Hea koosolekukutse ei nõua palju aega, aga teeb suure vahe. Kolm põhiasja, mida meeles pidada:
- Selge eesmärk – miks me kokku saame?
- Oodatav tulemus – mida tahame saavutada?
- Juhised osalejatele – kuidas nad valmistuma peaksid?
Proovi neid kolme asja oma järgmises kutses kasutada. Sa näed, et inimesed on paremini ette valmistunud ja koosolek on tõhusam. Pole midagi paremat kui koosolek, mis algab ja lõpeb õigel ajal ning kus kõik teavad, mida teha!
