Pea kahekümne tööaasta jooksul on olnud tuhandeid koosolekuid, milles olen olnud osaleja või hoopis korraldaja ja eestvedaja. Neist mõned on olnud head ja tulemuslikumad, teised jällegi kohutavalt frustreerivad ja aega raiskavad.
Eks omajagu on saadud ka kritiseerida lõputuid koosolekuid teiste kolleegidega kohvinurgas. Olen ka mõõtnud, mitu tundi nädalas kulus koosolekutele.
Kiired koosolekud
Mingi aeg hakkasin ise pidama hästi lühikesi koosolekuid. Või isegi märkisin kalendrisse pikema koosoleku, aga püüdsin ajaga võidu käia. Lõpetada enne ametlikku lõppu. Tundsin end alati võitjana, kui see õnnestus. Olin ju andnud kõigile justkui maast leitud aja.
Aga isegi kui ajas võitsime, siis tulemused ei pruukinud olla piisavad. Olime kiirustanud ajaga, aga sisuliselt tulemuseni ei jõudnud. Seega tuli uus koosolek planeerida.
Töötubade juhtimine
Mäletan, et mul õnnestus osaleda Birgit Baumanni koolitusel. Vist oli 2015. aastal, aga võin eksida. See oli esimene kord, kus ma mõistsin, et arutelusid saab juhtida. See maailm võlus mind.
Vahepeal võlus see maailm isegi mind nii palju, et kui ma osalesin töötubades, siis kippusin jälgima ja analüüsima rohkem töötubade juhti kui sisulist diskussiooni.
Aastaid hiljem sattus minu kätte raamat “Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days”. Mattusin erinevatesse võimalustesse, kuidas üheskoos ideestada, otsustada, läbi mõelda ja mängida. Kõik need on ju suuremal või väiksemal määral ka koosoleku osad.
2023. aastal sain disainisprindi sertifikaadi. Paljud põhimõtted on mulle siiani olulised, mida oma enda töötubades kasutan ja koosolekutel.
Töötubade ja koosolekute arutelude juhtimine
Tänavu (2024. aastal) kevadel läbisin arutelude juhtide meistriklassi, et veel paremini osata koosolekuid ja arutelusid juhtida. Näen, et see on võimalik, et vähendada frustratsiooni ja olla koosolekutel tulemuslikum.
Mõni nipp on peenekoelisem ja vajab harjutamist. See tähendab, et tuleb olla järjepidev. Samas on lihtsaid nippe, mida annab kohe rakendada ja need annavad suure kvaliteedi tõusu koosolekutele. Ja neid nippe tahangi maailmaga jagada.
