Koosolekud kuuluvad iga juhi tööpäeva juurde. Kui need on hästi korraldatud, aitavad need meeskonnal infot jagada, otsuseid teha ja eesmärkide poole liikuda. Aga tihti muutuvad koosolekud hoopis väsitavaks ja mõttetuks ajaraiskamiseks. Sageli juhtub see seetõttu, et juht teeb samu levinud vigu.
Allpool on kolm viga, mida paljud meeskonnajuhid koosolekute läbiviimisel teevad. Iga punkti juures on toodud näide ja lihtsad nõuanded, kuidas selliseid olukordi vältida.
1. Koosolekul puudub selge eesmärk
Näide: Juht saadab kalendrikutse pealkirjaga "Projekti arutelu", aga ei selgita, mida täpsemalt arutatakse. Inimesed tulevad koosolekule erinevate ootustega — keegi ootab otsust, teine tahab ideid jagada, kolmas tuli lihtsalt kuulama. Räägitakse palju, aga lõpuks ei saada aru, mis pidi juhtuma.
Miks see halb on? Kui pole teada, miks koosolek toimub, ei tea keegi ka, kuidas selleks valmistuda või mida sealt oodata. See viib segase jutuni ja otsusteni ei jõuta.
Kuidas paremini teha?
Mõtle enne koosolekut läbi, mis on selle eesmärk: kas tuleb midagi otsustada, infot jagada või probleemi lahendada?
Lisa kutsele lühike selgitus koos taustainfoga.
Koosoleku alguses sõnasta eesmärk uuesti, et kõigil oleks ühine arusaam.
Kui eesmärki ei ole, siis võib-olla pole koosolekut üldse vaja — kas piisaks hoopis e-kirjast?
2. Juht räägib rohkem kui kuulab
Näide: Koosoleku alguses peab juht pika jutu, selgitab, mida tema arvab, ja pakub ise kõik lahendused. Kui keegi püüab midagi öelda, katkestab juht ta ära või suunab jutu tagasi enda ideedele. Enamus inimesi ei võtagi lõpuks sõna.
Miks see halb on? Kui juht domineerib, ei tunne teised end vajalikena. Inimestel tekib tunne, et nende arvamus ei loe, ja nad ei viitsi enam kaasa mõelda ega vastutada.
Kuidas paremini teha?
Selle asemel, et rääkida valmis lahendusest, esita küsimusi, mis kutsuvad arutlema.
Piira enda monoloogi 2-3 minutile. See aitab hoida fookust ja tempot.
Küsi ka vaiksematelt tiimiliikmetelt arvamust. Näiteks: "Karin, mis sina arvad?"
Kasuta lihtsaid kokkuleppeid: "Kõigepealt kuulame kõik ära, siis hakkame arutama."
3. Koosoleku lõpus pole kokkuleppeid
Näide: Koosolekul arutati mitut teemat ja tundus, et kõik mõistsid üksteist. Aga keegi ei öelnud lõpuks, mida otsustati või kes millega edasi tegeleb. Mõne päeva pärast on kõigil eri arusaamad ja midagi pole tehtud.
Miks see halb on? Kui kokkuleppeid ei sõnastata, siis ei tea keegi, mida tegema peab. Head mõtted lähevad raisku ja keegi ei vastuta.
Kuidas paremini teha?
Jäta viimased 5 minutit alati kokkuvõtteks.
Küsi lõpus: "Mida me otsustasime? Kes mida teeb? Mis ajaks?"
Pane need punktid kirja ja saada osalejatele kokkuvõte.
Kui kasutate töövahendit (nt ClickUp, Asana), lisa tegevused ka sinna.
Lõpetuseks
Hea koosolek ei teki iseenesest — see tuleb teadlikult korraldada. Kui juhina sõnastad selge eesmärgi, kuulad oma meeskonda ja teed konkreetseid kokkuleppeid, toimib koosolek paremini.
Kolm lihtsat asja — siht, ruum ja selgus — aitavad muuta koosolekud tulemuslikuks. Proovi järgmine kord kasvõi ühte neist parandada. Mõnikord piisab juba väikesest muutusest, et kogu tiimi koostöö paraneks.
Meeskond märkab, kui nende aega kasutatakse targalt. Ja sina juhina tunned, et koosolek tõi päriselt midagi kasulikku.
