Kui ma ütlen sõna “koosolek”, mis tunne sind valdab? Kas see on inspireeriv, loov, tulemustele suunatud aeg sinu päevast? Või pigem tuletab see meelde tüütut Teamsi koosolekut, kus keegi ei vaata kaamerasse, kõik noogutavad tüdinenult, ja sa mõtled salaja, kas jõuaksid enne lõunat veel kohvi tuua?
Kui sinu vastus on viimane, siis sa ei ole üksinda. Tuhanded inimesed tunnevad iga päev, et nende aeg raisatakse koosolekutele, mis ei vii kuhugi. Aga miks see nii on? J. Elise Keith, raamatu “Where the Action Is” autor, on selle teema süvitsi lahti harutanud.
Siin on detailne ülevaade sellest, miks koosolekud ebaõnnestuvad, toetudes Keithi ideedele ja võttes appi ka elu ise.
1. Doom Loop ehk “me oleme alati nii teinud”
Keith kirjeldab mõistet “Doom Loop” kui koosolekute nõiaringi. See näeb umbes selline välja:
- Koosolek on segane ja ebaefektiivne.
- Osalejad tähelepanu hajub, keegi ei kuula.
- Keegi ei tee järeltegevusi, tulemusi ei tule.
- Juhid muutuvad pettunuks, usaldus väheneb.
- Koosolekut peetakse ikka edasi, aga veel kehvema energiaga.
Ja ring hakkab uuesti peale. Kõlab tuttavalt?
Näide elust:
Sa saad kutse iganädalasele infokoosolekule. Pole selge, miks sa seal oled, keegi ei kuula teiste juttu, aga sa pead kohal olema. Pooled inimesed on mõtetega mujal ja kirjutavad samal ajal e-kirju. Koosolek kestab tund, ja ainus asi, mida sa lõpuks tead, on see, et sa kaotasid selle tunni oma elust.
2. Koosolek ilma eesmärgita on nagu laev ilma roolita
Küsimus: “Mis on selle koosoleku eesmärk?” — kui sellele ei ole enne vastust, ei saa ka tulemust loota.
Koosoleku eesmärk ei tohiks olla lihtsalt “räägime asjadest”. Keith rõhutab, et igal koosolekul peab olema selgelt sõnastatud eesmärk ja oodatav tulemus. Kas see on otsuse tegemine? Idee valideerimine? Info jagamine?
Näide elust:
Kui sa kutsud inimesi koosolekule ja kirjutad kavas lihtsalt “kommunikatsiooni teemad”, siis on selge, et see on retsept frustratsiooniks. Palju tõhusam oleks: “Eesmärk: teha otsus, millised kanalid jätame kommunikatsiooniplaani alles.”
3. Koosolekutüüpid segamini nagu supipajas
Keith toob välja, et on olemas 16 erinevat koosolekutüüpi, alates strateegiaplaneerimisest ja otsuste tegemisest kuni kriisikoosolekute ja pidulike tähistusteni. Igal tüübil on oma loogika, reeglid ja tempo.
Miks me siis neid ikka ja jälle segamini ajame? Sest me ei teadvusta neid eraldi tüüpidena. Ja tulemuseks on segadus.
Näide elust:
Kujutle, et sa proovid ajurünnaku sessioonis teha otsust. Või töötad tiimiga tegevusplaani kallal, aga keegi toob lagedale ootamatu kriisiteema. Tulemus? Ei aita ei loovust ega efektiivsust.
4. Hea tahte reeglid ei asenda head süsteemi
Paljud organisatsioonid proovivad oma koosolekuid parandada paberipeal head nõu andes:
„Ära tee rööprähklemist.”
„Jälgi aega.”
„Valmista end ette.”
Need on head soovitused, aga need ei toimi, kui puudub süsteem, mis toetab selget eesmärki, rollijaotust ja järeltegevust.
Näide elust:
Sa oled koosolekul, millel on ilus ajakava, aga keegi ei modereeri. Inimesed lähevad teemast välja, keegi ei peata neid, ja koosolek lõpeb ilma tulemuseta. On tore, et “reeglid” olid, aga ilma struktuurita need ei kanna.
5. Juhtide halb eeskuju levib nagu viirus
Keith rõhutab: koosolekukultuur kujuneb selle järgi, kuidas juhid käituvad.
Kui juhid:
- hilinevad
- ei määra selgeid eesmärke
- ei tee järeltegevusi
- räägivad 80% ajast
…siis võid arvata, et ka meeskond ei pööra koosolekutele tähelepanu.
Näide elust:
Kui tiimijuht on igal koosolekul telefonis ja ei märka, et inimesed ei osale aktiivselt, siis tekib väga ruttu “ma ei hooli” suhtumine. Vastupidiselt: kui juht alustab koosolekut küsimusega “mida me selle kohtumisega saavutame?”, siis muutub ka teiste suhtumine.
6. Koosolekud ei ole juhus, vaid strateegia
Enamik organisatsioone ei juhi oma koosolekuid strateegiliselt. Neil on personalistrateegia, turundusplaan, IT-arhitektuur… aga mitte mingit plaani selle kohta, kuidas koosolekuid hallata.
Keith soovitab vaadata koosolekuid kui süsteemi:
- Millised koosolekud meil on?
- Kui tihti neid toimub?
- Kes neid juhib?
- Mis on tulemused?
- Kas need toetavad meie strateegilisi eesmärke?
Näide elust:
Kui organisatsioon viib sisse uue arendusprotsessi, aga ei vaata koosolekute struktuuri üle, tekib kiiresti “vana rööbas, uued rongid” olukord: protsess muutub, aga suhtlusvormid mitte. Tulemus? Segadus.
7. Koosolekud peegeldavad kultuuri
Keith ütleb: “Kui tahad näha, kuidas sinu organisatsioon tegelikult toimib, vaata oma koosolekuid.”
Kui koosolekud on:
- kaasavad ja struktuursed → kultuur on kaasav ja tõhus.
- juhuslikud ja hajevil → kultuur on kaootiline ja reaktiivne.
Näide elust:
Tiim, kus iga kohtumine algab kiire check-in‘iga ja lõppeb konkreetsete tegevustega, loob koostööd ja usaldust. Teine tiim, kus inimesed lihtsalt loevad slaide ja lõpus vaadatakse kella, ei tooda ei dialoogi ega otsuseid.
8. Inimesed ei tea, kuidas head koosolekut juhtida
Suur osa inimestest pole kunagi saanud koolitust selle kohta, kuidas head koosolekut ette valmistada, juhtida ja järeltegevusi suunata. Samas eeldatakse, et iga projektijuht, tiimiliige või spetsialist suudab koosolekut professionaalselt vedada.
Näide elust:
Kujuta ette uut projektijuhti, kellel pole õrna aimugi, kuidas struktureerida kick-off koosolekut. Tulemus on “avatud mikrofon” ja palju närvilist vaikust.
9. Koosolek = võimalus, mitte takistus
Keith tuletab meelde, et koosolek pole vaenlane, vaid võimalus. Kui see on hästi juhitud, võib 30-minutiline kohtumine lahendada nädalaid kestnud ummikseisu.
Näide elust:
Meeskond, kes alustab igat nädalat 20-minutilise fokusseeritud planeerimise koosolekuga, teab täpselt, mida teha, kes teeb ja mis on prioriteet. See ei raiska aega — see võidab aega.
Kokkuvõte: Koosolekud pole katki. Meie oleme.
Jah, koosolekud ebaõnnestuvad. Aga mitte seetõttu, et “koosolek” on halb kontseptsioon. Nad ebaõnnestuvad, sest:
- Me ei juhi neid teadlikult.
- Me ei käitu neis professionaalselt.
- Me ei lõpeta halbu harjumusi.
Head koosolekud ei juhtu kogemata. See on valik, oskus ja kultuur. Ja nagu iga oskus, saab seda arendada.
Järgmine kord, kui sa kutsud koosoleku kokku, sind on palutud osalema või istud ekraani taha, küsige endalt: Mis on selle kohtumise tegelik eesmärk? Ja kas me liigume selle suunas?
Kui vastus on “jah”, siis oled juba Doom Loopist väljas.
