Koosolekud on paradoksaalne nähtus. Ühest küljest on need organisatsioonides vältimatud: ilma ühise aruteluta ei sünni häid otsuseid, koostööd ega ühist suunda. Teisest küljest on koosolekud üks sagedasemaid ajaraiskamise allikaid. Paljud töötajad tunnevad, et koosolekud võtavad ära fookuse, venitavad tööpäeva pikemaks ja ei vii tegeliku tegutsemiseni. See vastuolu ei tulene koosolekutest endist, vaid koosolekukultuurist.
Kui koosolekukultuur on paigast ära, on see kohe tuntav kogu organisatsioonis. Kui see on paigas, muutuvad koosolekud üheks kõige tõhusamaks juhtimistööriistaks.
Mis asi on koosolekukultuur?
Koosolekukultuur ei ole üksik koosolek ega konkreetne formaat. See on harjumuste, kokkulepete ja vaikimisi normide kogum, mis määrab ära:
miks koosolekuid üldse kokku kutsutakse,
kuidas neid ette valmistatakse,
kes ja kuidas sõna saab,
kuidas otsuseid tehakse,
ja mis pärast koosolekut tegelikult juhtub.
Lihtsustatult öeldes: koosolekukultuur näitab, kui hästi organisatsioon oskab ühiselt mõelda ja otsustada. See peegeldab juhtimiskvaliteeti, usaldust, vastutuse jagunemist ja ajakasutuse küpsust. Koosolekud on organisatsiooni peegel – kui need on segased, venivad ja tulemusetud, on ka organisatsiooni tööviis tõenäoliselt killustunud.
Eestis on koosolekukultuuri eripäraks tugev efektiivsuse ootuse taust. Inimesed ei armasta pikka juttu ega formaalsust formaalsuse pärast. Kui koosolek ei loo väärtust, tajutakse seda kiiresti tüütava kohustusena. Just seetõttu on hea koosolekukultuuri loomine siin eriti oluline.
Milline näeb välja hea koosolekukultuur?
Hea koosolekukultuur ei tähenda, et koosolekuid oleks palju. Vastupidi – sageli tähendab see, et neid on vähem, kuid need on selgemad ja mõtestatumad.
Esiteks on iga koosolek selge eesmärgiga. On teada, kas eesmärk on otsustada, ideid luua, infot vahetada või probleemi lahendada. Kui eesmärk puudub, jääb koosolek pidamata. See üks põhimõte välistab automaatselt suure osa mõttetuid kohtumisi.
Teiseks on koosolekutel struktuur. Päevakord ei ole formaalne dokument, vaid tööriist fookuse hoidmiseks. Ajaraamid on realistlikud, koosolek algab ja lõpeb kokkulepitud ajal ning arutelu ei hargne kontrollimatult laiali.
Kolmandaks on rollid selged. Keegi juhib koosolekut, keegi vastutab otsuste kokkukogumise eest. Osalejad teavad, miks nad kohal on ja mida neilt oodatakse. Keegi ei istu koosolekul lihtsalt “igaks juhuks”.
Neljandaks on kaasatus teadlikult juhitud. Heas koosolekukultuuris ei räägi alati samad inimesed. Vaiksematele antakse ruumi, domineerimist ohjatakse ja eriarvamusi käsitletakse konstruktiivselt. Koosolek ei ole võistlus, vaid ühine mõttetöö.
Ja lõpuks: iga koosolek lõpeb otsuste ja järgmiste sammudega. On selge, kes mida teeb ja mis ajaks. Koosolek ei ole lõpp, vaid vahepunkt tegutsemises.
Mis lõhub koosolekukultuuri?
Halb koosolekukultuur ei teki üleöö. Tavaliselt kujuneb see väikeste möönduste ja tegematajätmiste tulemusel.
Kõige levinum probleem on eesmärgita koosolekud. Koosolek kutsutakse kokku, sest “nii on alati tehtud” või “peaks arutama”. Tulemuseks on pikk arutelu ilma selge lõputa. Inimesed lahkuvad erineva arusaamaga ja midagi ei muutu.
Teine suur viga on liigne koosolekute hulk. Kui iga teema lahendatakse koosolekul, muutub kalender tihedaks ja süvenemiseks jääb vähe aega. Paradoksaalsel kombel langeb just siis ka koosolekute kvaliteet – keegi ei jõua enam korralikult valmistuda.
Kolmandaks lõhub koosolekukultuuri ajakasutuse lohakus. Hilinemised, üle aja venimine ja teemast kõrvale kaldumine annavad signaali, et inimeste aega ei väärtustata. See kasvatab passiivsust ja küünilisust.
Neljas probleem on otsuste ja vastutuse hajumine. Kui koosoleku lõpus ei ole selge, kes mida teeb, ei juhtu pärast koosolekut midagi. Sellised kohtumised õpetavad meeskonnale, et koosolekud on jutuklubid, mitte otsustamise kohad.
Viiendaks on kriitiline juhtide roll. Kui juhid ise ei pea kinni kokkulepetest, räägivad liiga palju, tulevad ettevalmistamata või ei juhi arutelu, kandub see käitumine kiiresti üle kogu tiimile. Koosolekukultuur ei ole personaliprobleem – see on juhtimispraktika.
Kuidas koosolekukultuur organisatsioonis korda teha?
Tehke koosolekute audit. Vaadake ausalt üle, millised koosolekud teil on, miks need toimuvad ja mis väärtust nad loovad. Tühistage julgelt need, millel puudub selge eesmärk.
Kehtestage ühised koosolekupõhimõtted. Leppige tiimiga kokku reeglid, mis kehtivad kõigile: ajast kinni pidamine, ettevalmistus, fookus, otsuste sõnastamine. Kirjutage need välja ja järgige järjekindlalt.
Koolitage koosolekute juhte. Koosoleku juhtimine on oskus, mitte iseenesestmõistetav roll. Iga juht peaks oskama arutelu suunata, aega juhtida ja otsuseid vormistada.
Eristage info ja otsustamine. Ärge kulutage koosolekuaega info ettelugemisele. Saatke materjalid ette ja kasutage kohtumist mõtlemiseks ja otsustamiseks.
Looge järeltegevuse distsipliin. Iga koosolek peab jätkuma tegudes. Kui kokkulepped ei realiseeru, kaob koosolekute usaldusväärsus kiiresti.
Kokkuvõtteks
Koosolekukultuur ei ole pehme teema ega “ilus lisand”. See on üks organisatsiooni toimimise alustalasid.
Koosolekud kas kulutavad teie aega või loovad väärtust. Vahe ei ole formaadis, vaid kultuuris.
Päisepilt: Gemini
