Kuidas leida aega, kui töö vajab tegemist, aga kalendris vilgub juba järgmine koosolek? Sageli seisame koosolekujuhtidena valiku ees: kas kulutada kõigi aega ühiseks istumiseks või otsida tõhusam lahendus. Paljude teemade puhul saaksime kasutada asünkroonseid koosolekuid, mis võimaldavad osalejatel tutvuda materjaliga neile sobival ajal ning jagada oma mõtteid ja küsimusi ilma töövoogu katkestamata.
Mis asi see asünkroonne koosolek üldse on?
Lihtsalt öeldes: asünkroonne koosolek tähendab, et me ei pea samal ajal ühises (virtuaalses) ruumis olema. Igaüks panustab siis, kui tal aega ja mõistust parasjagu on. Teavitused, kommentaarid, tagasiside – kõik toimub oma tempos ja kirjalikult või salvestatult.
Millal on asünkroonne koosolek hea mõte?
Asünkroonne koosolek sobib hästi siis, kui peamine eesmärk on info jagamine või läbimõeldud tagasiside kogumine, mitte kiire arutelu või otsustamine. Hea kasutada näiteks:
Staatuse ja progressi uuendused.
Projektid, iganädalased ülevaated – saadetakse kirja või tööriista (nt Miro) kaudu, igaüks loeb ja vastab omal ajal.Tagasiside küsimine dokumentidele, disainidele või ideedele.
Inimesed saavad rahulikult materjali läbi töötada ja mõelda enne vastamist.Teadete ja juhiste edastamine.
Muutused protsessides, uued reeglid – kõike ei pea suures seltskonnas üle rääkima.Koosolekute ettevalmistus.
Jagada materjalid ja küsimused enne reaalset arutelu, et kõik saaksid valmistuda.Ideede kogumine.
Ajurünnaku esimeses etapis, kui eesmärk on koguda võimalikult palju mõtteid ilma, et üks hääl kogu ruumi täidaks.Õppematerjalide ja juhendite jagamine
Sisseelamine, koolitused – salvestatud materjalid või kirjalikud juhised on ideaalne viis.
Siin ei ole vahet, kas töötate koos kontoris või olete hajali mööda maailma – asünkroonne lähenemine töötab mõlemal juhul, kui eesmärk on rahulik mõttetöö, mitte kiire reageerimine.
Millal ei tasu asünkroonset koosolekut teha?
Mõned olukorrad vajavad reaalajas suhtlemist – olgu see siis ekraani kaudu või päriselt samas ruumis. Asünkroonsus siin pigem segab:
Kiireloomulised otsused ja kriisisituatsioonid.
Kui vaja reageerida minutite või tundidega, siis asünkroonsus ainult aeglustaks olukorda.Tundlikud ja isiklikud teemad.
Näost näkku või vähemalt videokõnes on lihtsam tajuda emotsioone ja näidata toetust.Loominguline koostöö ja ajurünnaku hilisem etapp.
Kui ideed on laual ja vaja neid kohe põrgatada, edasi arendada ja ühiselt otsustada.Meeskonna sidumine ja suhte hoidmine.
Näost näkku või vähemalt videokõnes olemine aitab luua usaldust ja tiimitunnet, mida kirjade või salvestuste kaudu lihtsalt ei teki.Suured muudatused või strateegilised arutelud.
Kui on vaja veenduda, et kõik saavad asjast ühtemoodi aru ja on võimalik kohe küsimusi küsida.
Kokkuvõte
Asünkroonne koosolek on lihtne ja tõhus viis anda inimestele tagasi nende tööaeg ja hoida fookust sellel, mis päriselt oluline. Kui eesmärk on jagada infot, koguda läbimõeldud tagasisidet või valmistuda mõneks suuremaks aruteluks, on asünkroonne formaat ideaalne valik – pole vaja kedagi ühisesse (virtuaalsesse) ruumi sundida ega kulutada väärtuslikku tööaega ajakava sobitamisele.
Samas tuleb aru saada, et mitte kõike ei saa ega tasu lahendada asünkroonselt. Kiired kriisid, isiklikud ja tundlikud teemad ning tiimi sidumise hetked vajavad ikka reaalajas suhtlust – olgu see füüsiliselt või videokõne teel.
Nutikas koosolekujuht teab, millal millist vormi kasutada. Kui valid teadlikult, võidad sina ja võidab kogu su meeskond: vähem katkestusi, vähem frustratsiooni ja rohkem tegelikult tehtud tööd.
