Oled sa kunagi mõelnud, kui palju aega raiskame ebaefektiivsetele koosolekutele? Sageli kutsutakse kokku liiga palju inimesi või jäetakse olulised osapooled hoopis kõrvale. Minu enda kogemus kommunikatsioonijuhina kinnitab seda valusalt.
Kujuta ette olukorda: oluline koosolek toimub ilma minu osaluseta, kuigi just mina pidin hiljem vastutama selle tulemuste kommunikeerimise eest. Tagajärg? Topelt töö ja frustreeritud osalejad, kes pidid korduvalt kogunema, et anda mulle vajalikku infot.
Kuidas selliseid olukordi vältida ja tagada, et koosolekud oleksid tõeliselt produktiivsed? Jagan kahte praktilist meetodit, mis aitavad sul otsustada, kes peaksid koosolekul osalema.
1. meetod: diagonaalne läbilõige
See meetod sobib suurepäraselt, kui soovid koosolekule kaasata erinevaid vaatenurki ja ekspertiisi. Põhimõte on lihtne: kutsu kohale inimesi organisatsiooni eri tasanditelt ja osakondadest. Nii saad tagada, et iga "tükk" oleks esindatud ja olulised aspektid kaetud.
- Eelised:
- Mitmekülgsed vaatenurgad.
- Erinevate teadmiste esindatus.
- Paremini tasakaalustatud arutelud.
2. meetod: ARE IN
See meetod aitab süstemaatiliselt läbi mõelda, kes on konkreetsel koosolekul hädavajalikud. ARE IN akronüüm tähistab järgmisi osapooli:
- A (Autoriteet): Inimesed, kellel on volitus koosoleku otsuseid kinnitada.
- R (Ressursid): Isikud, kes omavad ülevaadet vajalikest ressurssidest.
- E (Ekspertiis): Spetsialistid, kelle teadmised on arutelu jaoks hädavajalikud.
- I (Informatsioon): Need, kellel on olulist lisainfot.
- N (Nõutud): Inimesed, keda koosoleku otsused kõige rohkem mõjutavad.
Märkus: "Nõutud" osapoolte kaasamine võib olla keeruline, kui neid on palju. Sel juhul võib olla mõistlik kaasata nende esindaja.
Mõned lisamõtted
- Alati mõtle koosoleku eesmärgile. Kes on need inimesed, kelle osalus on selle eesmärgi saavutamiseks hädavajalik?
- Väldi "igaks juhuks" inimeste kutsumist. See raiskab nende aega ja muudab koosoleku ebaefektiivseks.
- Kui kellegi osalus pole pidevalt vajalik, kaalu tema kutsumist vaid teatud päevakorrapunktide aruteluks.
- Kui kaasatud on inimene, kes on koosolekul oma osa täitnud, siis toeta sellist lähenemist, kus on tervitatud, et see inimene võib koosolekult lahkuda.
Koosolekud võivad olla väärtuslikud tööriistad, kui neid õigesti korraldada. Õigete inimeste kaasamine on selle protsessi oluline osa.
Pildi on genereerinud Google'i tehisintellekti mudel.
