Krista helistas mulle mõned nädalad tagasi. Telefoni ekraanil tema nime nähes, mõtlesin, et kutsub mind metsajalutuskäigule, et koertega jalutada. Aga ma eksisin, tema häälest oli kohe kuulda, et ta on ärritunud.
“Mis juhtus?” küsisin ettevaatlikult.
“Reimo, sina tegeled koosolekute parendamisega, sina mõistad. Kas sa saad aru, kui palju vastikuid ja aega raiskavaid koosolekuid mul on viimase kahe nädala jooksul olnud? Ja mul on selline tunne, et see ei lõppegi. Lihtsalt kutsutakse kokku, ei ole plaani, ei ole selgust, ei midagi!” vuristas ta mulle ette.
Mõistsin teda väga.
Mõõda koosolekutele kuluvat aega rahas
Võta terve meeskond kokku, võtke kõik nädala koosolekud ette ja hinnake iga koosolekut eraldi:
- Mitu tundi kestis koosolek kokku?
- Mitu protsenti koosoleku ajast tundus kasulik? Ja mitu protsenti mitte?
- Mitu tundi oli koosoleku aega kokku, mis ei tundunud kasulik?
Ja nii saategi arvestada igaüks oma tunnitasu kaudu välja, milline rahahulk kulub halbade koosolekute peale. Huvitav, mis teie ülemus selle peale ütleks?
Blokeeri kalendris aeg, nii et sinna ei saaks planeerida koosolekuid
Lepi näiteks meeskonnaga kokku, et reeded on koosolekuvabad. Ja pane kalendris aeg kinni, et ka keegi teine ei saaks sinna koosolekut planeerida.
Või pane igas päevas teatud ajad kinni, et saaksid rahulikult tegeleda teiste asjadega ning mitte veeta neid ajatükke koosolekutel. See on ka kõige lihtsam asi, mis sina ise saad teha - olla rohkem oma aja peremees.
Tühistage kõik korduvad koosolekud kaheks nädalaks
Tihti on märgitud kalendritesse teatud aja tagant korduvad koosolekud, tihti on need igaks juhuks pandud selleks eesmärgiks, et oleks olemas kui peaks vaja minema. Mis aga päris palju juhtub, on see, et neid koosolekuid ei tühistata ja otsitakse teemasid, mida arutada, aga mis võib-olla alati ei ole koosolekut vajavad küsimused ja teemad. Mis oleks kui tühistaksid kaheks nädalaks kõik korduvad koosolekud ja kahe nädala möödudes vaadake koos oma meeskondadega uuesti üle, millised koosolekud on vajalikud ning millised mitte.
Lihtsalt keeldu koosoleku kutsest
Sinu postkasti potsatas uus koosolekukutse? Sa vaatad seda ja mõtled salajamisi peas, et see on üks mõttetu koosolek, mis on tulemas. Veel enam, sa ei saa aru, miks sind sinna on kutsutud ja mis on sinu roll koosolekul?
Sellisel juhul tuleb lihtsalt vajutada nupule, et sa keeldud koosolekust ja ei saa osaleda. Okei, okei, ma tean küll, et see võib sulle pahandust tuua, kui sa nüüd hakkadki koosolekutest loobuma. Aga proovi mõnikord lihtsalt keelduda ning anna ka kutsujale teada, miks sa seda tegid ning mis oleks vaja, et koosolek oleks edukam. Mine tea, ta võib sind isegi kuulata!
