2023. aasta lõpus viisime läbi küsitluse, millele vastas 110 osalejat. Kõige pealt suur suur aitäh kõigile, kes leidsid aega ja tahtmist panustada.

Koosolekute arv nädalas

Peaaegu pooltel vastajatel (48,2%) on nädalas keskmiselt 1 kuni 3 koosolekut. Rohkem kui 10 koosolekut nädalas on 10.9% vastanutest. 25,5% vastanutest tõi välja, et nädalas on keskmiselt 4 kuni 6 koosolekut ning 15,5% tõid välja, et 7 kuni 10 koosolekut.

Keskmine koosolekutel osalejate arv

Ühel koosolekul osaleb peamiselt, kas 3 kuni 5 osalejat (48,2% vastanutest) või 5 kuni 10 osalejat (45,5% vastanutest). Üks vastaja tõi välja, et koosolekul on peamiselt kaks inimest ja 6 vastajat tõid välja, et koosolekutel on peamiselt rohkem kui 10 osalejat.

60% vastanute sõnul saadetakse mõnikord konkreetne ootus ja päevakord koosolekule

Ainult 10% vastanutest tõi välja, et koosoleku eel saadetakse välja konkreetne ootus ja päevakord. 23,6% vastaja sõnul on ootus ja päevakord teada harva ning 6,4% sõnul mitte kunagi.

70,9% vastanute sõnul ei rakendata konkreetseid reegleid ega metoodikaid koosoleku efektiivsemaks muutmiseks

Ainult 29,1 % vastanutest tõi välja selle, et koosolekutel rakendatakse reegleid ja teisi metoodikaid, et koosolek oleks efektiivne.

Kõik vastajad, kes vastasid, et kasutatakse reegleid ja metoodikaid, said seda vastust selgitada ja tuua välja, milliseid reegleid järgitakse:

• Struktureeritud lähenemine: Rõhutatakse selge eesmärgi ja päevakorra olemasolu, konkreetse juhi rolli ning koosolekute struktureeritud formaati. See hõlmab kindlate eesmärkide seadmist, päevakorra ettevalmistamist ning teatud metoodika järgimist.
• Osavõtt ja juhtimine: Koosolekud peaksid andma kõigile võimaluse sõna võtta, kindla juhi juhtimisel. Virtuaalkoosolekutel mainitakse korrapärase osavõtu jaoks käe tõstmise süsteemi kasutamist.
• Ettevalmistus ja järeltegevus: Rõhutatakse koosoleku-eelset ettevalmistust, nagu materjalide ülevaatamine, ja koosoleku-järgset järeltegevust, nagu koosolekuprotokollide jagamine ja ülesannete ning vastutuste kordamine.
• Erinevad koosoleku formaadid: Koosolekud erinevad oma formaadi ja struktuuri poolest. Mõnedel on range päevakord ja ajakava, teised on avatumad. Regulaarsed koosolekud, nagu iganädalased tiimikoosolekud või igapäevased kiirkoosolekud, järgivad sageli korduvat struktuuri.
• Aja ja päevakorra järgimine: Rõhutatakse kindlaksmääratud aja ja päevakorra järgimist. Lisateemade korral planeeritakse uued koosolekud praeguse laiendamise asemel.
• Koosoleku kokkukutsuja roll: Koosoleku kokkukutsuja vastutab selle eesmärgi määratlemise, päevakorra seadmise, rollide määramise ja osalejatelt valmistumise eeldamise eest.
• Koosolekutüübid ja metoodikad: Erinevat tüüpi koosolekud (nt ajurünnakud, arengukoosolekud, Scrum sessioonid) nõuavad erinevaid lähenemisviise. Metoodikaid nagu Scrum mainitakse spetsiifiliste tiimikoosolekute puhul.
• Dokumenteerimine ja otsuste oegemine: Otsuste ülesmärkimine, protokolli pidamine ja tagamine, et koosoleku eesmärgid on saavutatud ja dokumenteeritud.
• Muutlikkus ja paindlikkus: Koosolekud võivad erineda oma struktuuri ja lähenemisviisi poolest, ning nende tõhusus sõltub sageli juhi oskustest ja koosoleku olemusest.

42,7% vastanutest valmistub enne koosolekut

Kuigi koosolekuks valmistumist peetakse oluliseks, siis ainult 54,5% vastanutest teeb seda enne koosolekut. Paar vastajat tõid välja, et nad ei tee seda kunagi. Põhjenduseks toodi, et seda ei tehta sellepärast, et koosolekud on ettearvamatud või organisatsiooni kultuur ei soosi seda.

19,1% vastanute sõnul on harva koosoleku lõpus teada selged edasised sammud või konkreetsed tulemused, milleks koosolek kokku lepiti

Ainult 5,5% vastanutest kinnitasid, et konkreetsed tulemused ja sammud on kokku lepitud koosoleku lõpuks. Siiski tõid välja suurem osa vastanutest (75,5%), et üldiselt on konkreetsed sammud ja tulemused kokku lepitud.

Rahulolu koosolekute toimumistega

Küsimusele “Üldiselt, kui rahul sa oled nendel kohtumistel osalemistega, mis sul tavaliselt on?” andis vastuseks 7,3% osalejatest, et nad on väga rahul, mis viitab sellele, et väike osa inimestest leiab oma koosolekute praeguse korralduse ja sisu suurepäraseks. Mõnevõrra rahulolevate osalejate osakaal oli märkimisväärne, ulatudes 48,2%ni, mis näitab, et suur osa inimestest on koosolekute kvaliteediga üldiselt rahul, kuigi on ruumi parendusteks. Neutraalse hoiaku koosolekute suhtes võttis 20,9% vastanutest, mis võib viidata ükskõiksusele või segatud kogemustele. Mõnevõrra rahulolematuid oli 22,7%, mis näitab, et üsna suur hulk inimesi tunneb, et koosolekud ei pruugi alati olla tõhusad või rahuldavad. Väga rahulolematuid oli vaid 0,9%, mis on suhteliselt väike osakaal, kuid siiski märkimisväärne näitaja, et mõned osalejad on koosolekute praeguse seisuga väga rahulolematud. Kokkuvõttes paistab, et kuigi enamik inimesi on koosolekutega vähemalt mõnevõrra rahul, on oluline osa neist siiski rahulolematud või neutraalsed, mis viitab vajadusele koosolekute kvaliteedi ja tõhususe parandamiseks.

Peamised valupunktid

Küsitluse tulemused näitavad, et koosolekutega seotud peamised valupunktid on järgmised: Enamus vastajatest (56%) tõi esile, et koosolekutel puudub selge struktuur, mis raskendab koosolekute efektiivsust. Samuti märkis 53% vastanutest, et koosolekute suurimaks probleemiks on selge eesmärgi ja päevakorra punktide puudumine, mis viitab sellele, et osalejad tunnevad end tihti suunatuseta. Lisaks sellele leidis 55% vastajatest, et koosolekud kipuvad minema üle planeeritud aja, mis võib viia tõhususe languseni ja osalejate frustratsioonini. Umbes pool vastajatest (50%) tõi välja, et koosolekutel osalejad ei panusta piisavalt, mis võib viidata osalejate passiivsusele või ebapiisavale kaasatusele. Veel 42% vastanutest mainis, et koosolekute teemad ja arutelud on korduvad, mis võib viidata vajadusele uuendada koosolekute sisu ja formaati. Tehnilised probleemid, nagu kehv internetiühendus, mõjutavad 32% vastajatest, mis on oluline kaalutlus digitaalse kommunikatsiooni ajastul. Samuti leidis 38% vastajatest, et koosolekutele on kaasatud osalejaid, keda tegelikult ei peaks kaasama, mis võib viia aja ja ressursside raiskamiseni. Lõpuks tõi 19% vastanutest välja, et koosolekutel puudub sageli läbiviija, mis võib viia struktuuri ja eesmärgistatuse puudumiseni. Kokkuvõttes näitavad need tulemused, et koosolekute korraldamises ja läbiviimises on mitmeid kitsaskohti, mis vajavad tähelepanu ja parendamist.

Mis frustreerib kõige rohkem?

Vastused küsimusele “Mis frustreerib sind kõige rohkem koosolekute juures?” toovad välja mitmed levinud probleemid, mis osalejatele koosolekutel muret valmistavad. Üheks peamiseks frustratsiooniallikaks on koosolekute pikkus, mis tihtipeale ületab planeeritud aja. Paljude jaoks tekitab probleeme koosoleku korraldaja puudulik ettevalmistus ja koosolekujuhi rolli mittevõtmine, mis võib viia eesmärgitu ja ebaproduktiivse koosolekuni.

Samuti tõstetakse esile, et koosolekud võivad olla frustreerivad, kui need sisaldavad osalejaid, kelle kaasamine pole vajalik, või kui koosolek muutub liialt laialivalguvaks. Rääkimistöö ebavõrdne jaotumine, kus mõned osalejad domineerivad arutelu, samal ajal kui teised vaikivad, on samuti levinud probleem.

Veel on mainitud, et koosolekute sisu ja teemad võivad olla korduvad, mis näitab puudulikku planeerimist ja eesmärgistamist. Tehnilised probleemid, nagu kehv internetiühendus, on samuti välja toodud kui segav tegur, eriti digitaalsete koosolekute puhul. Lisaks sellele märgitakse, et koosolekutel võib puududa selge struktuur ja juhtimine, mis viib arutelude kõrvalekaldumiseni ja eesmärkide saavutamata jäämiseni.

Kokkuvõttes ilmneb, et koosolekute suurimad probleemid on seotud eesmärkide puudumise, osalejate ebaefektiivse kaasamise, teemade korduvuse, tehniliste probleemide ning koosolekujuhtimise puudulikkusega. Need probleemid tekitavad koosolekutel osalejate seas frustratsiooni ja rahulolematust.

Mis teeb ühe koosoleku edukaks?

Rõhutatakse kiiruse ja efektiivsuse tähtsust, kus koosolekud on lühikesed ja keskendunud, vältides tarbetut venimist. Selge eesmärgi ja struktureeritud päevakava olemasolu on samuti kriitiline, kuna need aitavad koosolekutel püsida fokusseeritud ja suunatuna konkreetsete eesmärkide saavutamisele.

Koosoleku juhtimine ja organiseeritus on samuti olulised. Tõhus juhtimine hõlmab päevakorra olemasolu, ajaraamist kinnipidamist ja osalejate kaasamist. Koosoleku juhi võime efektiivselt juhtida ja kaasata osalejaid on hädavajalik.

Osalejate aktiivne kaasamine ja nende ettevalmistus on veel üks oluline aspekt. Osalejad peavad olema kursis koosoleku teemaga ja valmis aktiivselt panustama. Koosolekud peavad lõppema selgete kokkulepete, järgmiste sammude ja vastutajatega, kusjuures protokolli olemasolu ja otsuste kirjalik jäädvustamine on kriitilise tähtsusega.

Kokkuvõttes, efektiivse ja rahuldust pakkuvate koosolekute jaoks on vajalik nende kiirus, selgus, struktureeritus, tõhus juhtimine, osalejate kaasatus ja ettevalmistus, selged kokkulepped ja otsused ning konstruktiivne õhkkond.

Loe ka Veebimajutus.ee blogist tulemusi ja soovitusi, kuidas koosolekuid paremaks muuta.